چرا نیازسنجی (RFP) برای پروژه ضروری است؟

دریافت سند تجاری یا همان RFP از طرف مشتری به برنامه نویسان سایت، یک امر بسیار حیاتی و ضروری است. هم چنین نحوه ارائهRFP به برنامه نویس های سایت یکی دیگر موارد مهمی است که باید به آن توجه فراوانی شود. همیشه زمانی که یک مشتری درخواست انجام پروژه ای را می کند، یکی از دغدغه های اصلی کارفرما شرح پروژه و نیاز سنجی برای آن است. این کار باید به صورت حرفه ای و دقیق از طرف مشتری انجام شود. RFP یا همان در خواست تجاری، یکی از مهم ترین و پایه ای ترین سند هایی که کمک به سزایی در انجام بهتر پروژه می کند. این سند تجاری منفعت و سود های زیادی دارد، در ادامه این مقاله بیشتر درباره RFP برای شما توضیح خواهیم داد.

RFP (درخواست تجاری برای پروپوزال) چیست؟

RFP یا همان Request For Proposal به معنای درخواست تجاری تهیه شده برای انجام بهتر، سریع تر و راحت تر پروژه است. RFP سندی است که در تایم ابتدایی پروژه از طرف مشتری ارسال می شود. با استفاده از RFP پروژه را توصیف می کنند و برای برنامه نویس ها یا مجری ها شرح می دهند.RFP بسیار مفید و کارآمد در پروژه های پیچیده است، علت این امر مشخص شدن جزئیات لازم و کافی درباره پروژه است. این درخواست تجاری یا همان RFP رابطه مستقیمی با زمان دارد. یعنی در زمان های که پروژه رشد و پیشرفتی می کند، RFP نیز تغییر می کند. RFP استاندارهای خاصی برای تنظیم و ثبت ندارد و در اصل هر مشتری می تواند به صورت منحصر به فرد، این درخواست تجاری را برای خود تهیه کند. در نتیجه ممکن است برنامه نویس های سایت پروژه های مشابهی را داشته باشند، اما آن پروژه از طرف هر کدام از مشتری ها به صورت کاملا متفاوت در RFP شرح داده شده باشد.

تفاوت RFP و RFQ در چیست؟

در واقع RFQ یک درخواست تجاری برای قیمت یک پروژه است. همان طور که در بالا اشاره کردیم RFP نیز یک درخواست تجاری است اما تفاوت مهم این دو در این است که RFQ تنها قیمت را به شما می دهد و هیچ گونه اطلاعات دیگری در اختیار شما نمی گذارد، اماRFP علاوه بر تعیین قیمت و بودجه لازم برای پروژه چندین اطلاعات دیگر را نیز برای شما فراهم می کند. به طور مثال اگر شما قصد خرید محصول یا دریافت خدماتی را دارید و به صورت دقیق محصول یا خدمات مد نظرتان را انتخاب کرده اید، برای مقایسه قیمت آن در فروشگاه ها و شرکت های مختلف بهترین راهنما برای شما RFQ است. اما اگر شما در مرحله ای از خرید قرار دارید که هنوز محصول یا خدمات خود را با جزئیات انتخاب نکرده اید RFP برای شما مناسبتر است.

RFP چگونه تنظیم و تهیه می شود ؟

در ابتدا RFP به عنوان یک پیشنهاد برای ارائه به برنامه نویس های سایت یا انجام دهندگان یک پروژه داده می شود. در مرحله بعد برنامه نویسان یا مجری پروژه، درخواست تجاری را بررسی و آنالیز می کنند. دلیل انجام این کار این است که اگر آن ها پیشنهاد و یا ایده ای برای بهتر انجام شدن پروژه دارند، ارائه دهند. در گام بعد باید تمامی مشخصات و جزئیات پروژه مشخص شود و فرآیند برنامه ریزی شروع شود. پس از برنامه ریزی نوبت به اجرا و انجام پروژه می رسد. در این مرحله نیاز است مشتری به صورت مستمر بر پروژه نظارت کند که اگر در مرحله ای دچار خطا و اشتباه شده سریعا آن را برطرف کند.

عناصر تشکیل دهنده RFP برای سایت:

• 1. مرور کلی پروژه:

  در اولین قدم مجری (برنامه نویس سایت) و مشتری باید جلسات متعددی را داشته باشند و یک مرور کلی و جامع بر روی پروژه ای که قرار است انجام شود، صورت گیرد.

• 2. معرفی و تاریخچه سازمان :

  معرفی کامل و با جزئیات حوزه فعالیت مشتری به مجری اهمیت بسیار بالایی دارد.

• 3. اهداف پروژه:

  یکی از مهم ترین قسمت های RFP تعیین دقیق اهداف پروژه است.

• 4. مسیر طراحی سایت:

  ابتدا باید مشخص شود برای طراحی سایت چه مراحلی قرار است طی شود. در ادامه باید یک مسیر واضح و مشخص برای مشتری شرح داده شود. اینکار باعث احساس رضایت و اطمینان خاطر برای مشتری میشود.

• 5. زمان مورد نیاز برای انجام پروژه:

  تعیین اینکه شما به چه میزان زمان برای تکمیل پروژه نیاز دارید یکی دیگر از موارد مهمی است، که باید در RFP ذکر شود.

• 6. موارد مورد نیاز از نظر فنی:

  برای طراحی سایت باید به موارد فنی نظیر نوع دامنه، تعیین نوع میزبانی وب (هاست یا سرور) و نوع زبان برنامه نویسی و غیره اشاره شود.

• 7. مشخص کردن جزئیات هزینه های مربوط به طراحی سایت و هزینه های جانبی:

  مشخص کردن اینکه برای انجام پروژه مربوطه به چه میزان بودجه نیاز است، مهم می باشد.

• 8. پشتیبانی:

  باید مشخص شود که، پس از انجام پروژه و طراحی سایت مذکور، پشتیبانی قرار است به چه صورت انجام شود و در RFP اطلاعات لازم به صورت کامل باید آورده شود.

• 9. تعیین فرمت دقیق RFP:

  درباره اینکه RFPکه قرار است به مشتری تحویل داده شود چه فرمتی باشد، نیاز است به صورت شفاف صحبت شود .

باید و نباید هایی که در هنگام انجام RFP باید رعایت کنیم:

یکی از مهم ترین نکاتی که باید به آن توجه شود، این است که مشتری باید سوالاتی را بپرسد که پاسخ آن ها بله و خیر نباشد؛ به عبارت دیگر سوالاتی که مشتری بیان می کند نیاز به توضیحات دقیق از سمت مجری داشته باشد که سیر خط فکری مجری برای مشتری مشخص شود.

مزایای درخواست تجاری((RFP چیست؟

• تعیین دقیق بودجه اولیه پروژه • صرفه جویی در زمان • فراهم کردن دید بازتر برای تعیین قیمت • مشخص کردن نحوه انجام پروژه • پیدا کردن مجری مناسب • واضح شدن نقاط مبهم در پروژه • کاهش ریسک های موجود در زمان انجام پروژه • افزایش رضایت مشتری در پایان پروژه

معایب درخواست تجاری(RFP):

یکی از معایب این سند تجاری وقت گیر بودن آن در زمان تهیه است. هم چنین از دیگر معایب درخواست تجاری یا همان RFP ، درگیر شدن تمامی افراد گروه برای آماده کردن آن است، چون بسیار مهم است که با دقت و ظرافت بالایی تهیه شود.

سخن پایانی:

RFP یا همان درخواست تجاری اهمیت بسیار بالایی دارد. اگر شما هم نیاز به دریافت خدمات در زمینه طراحی سایت دارید، تهیه پروپوزال را جدی بگیرید و حتما قبل از بستن قرارداد RFP خود را تهیه کنید تا بیشترین رضایت را داشته باشید. اگر پروژه ای فاقد RFPباشد در ادامه، مشکلات فراوانی در پیش رو خواهد داشت. با تهیهRFP روند انجام پروژه سریع تر می شود. تمامی نیاز ها و توقعات مشتری تهیه و فراهم می شود. هم چنین در نهایت می توان گفت چون از همان ابتدا تمامی درخواست های مشتری شناسایی می شود، در زمان اتمام پروژه رضایت بالایی از مجری دارد. تهیه RFP برای اکثر پروژه ها ضروری می باشد؛ به شدت توصیه میشود در انجام پروژه های بزرگ حتما RFP تهیه شود. اگر نیاز به اطلاعات بیش تر در خصوص چگونگی تهیه RFP برای سایت مورد نظری که می خواهید سفارش دهید دارید، می توانید از 15 دقیقه مشاوره رایگان ما بهره ببرید.