📦 همه چیز درباره شناسه کالا و خدمات🛍️

شناسه کالا یک کد منحصر به فرد است که به هر کالا یا خدمت اختصاص داده می‌شود. این کد برای شناسایی و ردیابی کالاها در سیستم‌های مختلف تجاری و اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم به سازمان‌ها و دولت کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق‌تری درباره کالاها داشته باشند و فرآیندهای تجاری را شفاف‌تر کنند.

چرا شناسه کالا و خدمات مهم است؟

1. مبارزه با قاچاق کالا: یکی از مهم‌ترین اهداف شناسه کالا، جلوگیری از ورود کالاهای قاچاق به بازار است. هر کالایی که شناسه ندارد، به‌راحتی قابل پیگیری و ردیابی نیست.
2. شفافیت در زنجیره تأمین: شناسه کالا باعث می‌شود تا هر مرحله از تولید تا فروش کالا، قابل پیگیری و کنترل باشد. این به خریداران و فروشندگان اطمینان می‌دهد که کالای خریداری‌شده قانونی و باکیفیت است.
3. مدیریت بهتر انبار و موجودی: با استفاده از شناسه کالا، کسب‌وکارها می‌توانند کالاهای خود را بهتر مدیریت کنند، موجودی‌ها را کنترل کنند و از کمبود یا اضافه بودن کالا در انبار جلوگیری کنند.
4. کمک به مالیات و حسابداری: داشتن شناسه کالا باعث می‌شود که فرآیندهای مالیاتی و حسابداری ساده‌تر و دقیق‌تر انجام شود، چون تمامی تراکنش‌ها و فروش‌ها به‌صورت شفاف ثبت می‌شوند.

شناسه کالا و خدمات در کجا استفاده می‌شود؟

سامانه جامع تجارت: شناسه کالا در این سامانه برای ثبت و ردیابی کالاها به کار می‌رود. فروشگاه‌های آنلاین: در فروشگاه‌های اینترنتی، شناسه کالا به مشتریان کمک می‌کند تا کالای دقیق و مورد نظر خود را پیدا کنند.

چطور می‌توان شناسه کالا دریافت کرد؟

برای دریافت شناسه کالا، باید به سامانه جامع تجارت یا سامانه شناسه کالا مراجعه کنید. در این سامانه‌، شما مشخصات کالا یا خدمات خود را وارد می‌کنید و سپس یک کد یکتا به شما اختصاص داده می‌شود. این کد به شما کمک می‌کند که کالاهای خود را به‌صورت رسمی و قانونی به بازار عرضه کنید.

مزایای اخذ شناسه کالا و خدمات

اخذ شناسه کالا و خدمات دارای مزایای زیادی برای کسب‌وکارها، مصرف‌کنندگان و دولت است. این شناسه نه تنها باعث ایجاد شفافیت در فرآیندهای تجاری می‌شود، بلکه باعث بهبود مدیریت، افزایش امنیت و کاهش خطرات مالیاتی و قاچاق نیز می‌گردد. در ادامه مهم‌ترین مزایای اخذ شناسه کالا و خدمات را توضیح می‌دهیم:

مبارزه با قاچاق کالا

شناسه کالا یک ابزار مؤثر در مبارزه با قاچاق کالاهاست. با داشتن شناسه، هر کالایی در زنجیره تأمین قابل شناسایی است و ورود کالاهای غیرقانونی به بازار به‌راحتی قابل پیگیری خواهد بود. این موضوع باعث می‌شود که تنها کالاهای قانونی و با اصالت در بازار عرضه شوند.

افزایش شفافیت در زنجیره تأمین

شناسه کالا باعث شفافیت در تمامی مراحل زنجیره تأمین می‌شود؛ از تولید و واردات تا توزیع و فروش نهایی. این شفافیت باعث بهبود مدیریت موجودی، کاهش اشتباهات و کنترل دقیق‌تر در هر مرحله از توزیع کالا می‌شود.

بهبود مدیریت انبار و موجودی

کسب‌وکارها با اخذ شناسه کالا می‌توانند موجودی کالاهای خود را به شکل دقیق‌تر و بهتر مدیریت کنند. این امر باعث می‌شود که کالاهای وارد شده، ذخیره شده و فروخته‌شده به‌راحتی قابل ردیابی باشند و از مشکلات مربوط به کمبود یا اضافه بودن کالا در انبار جلوگیری شود.

کاهش تخلفات مالیاتی

یکی دیگر از مزایای دریافت شناسه کالا، کاهش تخلفات مالیاتی است. با شفاف‌سازی تراکنش‌های تجاری و ارائه اطلاعات دقیق درباره هر کالا، کسب‌وکارها می‌توانند از مشکلات مالیاتی و جریمه‌های احتمالی جلوگیری کنند. سیستم مالیاتی می‌تواند تمامی تراکنش‌ها را به‌صورت دقیق‌تر پیگیری و بررسی کند.

افزایش اعتماد مشتریان

هنگامی که یک کالا شناسه دارد، مصرف‌کننده می‌تواند به اصالت و کیفیت آن اعتماد کند. این اعتماد باعث افزایش رضایت مشتریان و در نتیجه تقویت وفاداری به برند یا کسب‌وکار شما می‌شود. همچنین، مشتریان می‌توانند مطمئن باشند که کالای خریداری‌شده دارای ضمانت و استانداردهای لازم است.

ساده‌سازی فرآیندهای حسابداری و مالی

با شناسه کالا، اطلاعات دقیق مربوط به هر کالا در سیستم‌های حسابداری و مالی ثبت می‌شود. این کار باعث می‌شود که فرآیندهای حسابداری ساده‌تر و دقیق‌تر انجام شود و امکان پیگیری مالیات، فروش و هزینه‌های کسب‌وکار بهبود یابد.

افزایش سرعت در فرآیندهای تجاری

داشتن شناسه کالا به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای خرید و فروش را سریع‌تر و ساده‌تر انجام دهند. کالاها به‌راحتی قابل ردیابی و شناسایی هستند و این امر موجب بهبود عملیات روزمره می‌شود.

حفظ امنیت و اطلاعات

شناسه کالاها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا امنیت اطلاعات تجاری و مالی خود را حفظ کنند. اطلاعات دقیق مربوط به کالاها و تراکنش‌ها به‌صورت مطمئن و شفاف ثبت می‌شوند و از احتمال سوءاستفاده و تقلب جلوگیری می‌شود.

انطباق با قوانین و مقررات دولتی

دریافت شناسه کالا یکی از موارد مهم در تطبیق کسب‌وکار با قوانین و مقررات دولتی است. این موضوع باعث می‌شود که کسب‌وکارها در فرآیندهای قانونی مانند گمرک، واردات و صادرات دچار مشکل نشوند و فعالیت‌های آن‌ها بدون مشکل ادامه یابد.

مراحل اخذ شناسه کالا و خدمات

1. ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت

• اولین گام برای دریافت شناسه کالا و خدمات، ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت است. این سامانه به‌منظور تسهیل فرآیندهای تجاری و شفاف‌سازی اطلاعات کالاها طراحی شده است.
• به آدرس ntsw.ir (سامانه جامع تجارت) مراجعه کنید و در بخش مربوطه، به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی ثبت‌نام کنید.
• در این مرحله، اطلاعات شناسایی مانند شماره ملی، شماره ثبت شرکت (برای افراد حقوقی)، آدرس و سایر اطلاعات درخواست‌شده را وارد کنید.

2. دریافت کد نقش تجاری

• پس از ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت، باید کد نقش تجاری خود را دریافت کنید. این کد نشان‌دهنده نوع فعالیت تجاری شما است و برای فعالیت‌هایی مانند تولید، واردات، صادرات و توزیع لازم است.
• کد نقش تجاری براساس نوع فعالیت و کالاهایی که قصد ثبت آن‌ها را دارید صادر می‌شود.

3. ثبت‌نام در سامانه شناسه کالا

• پس از دریافت کد نقش تجاری، به سامانه شناسه کالا در سایت جامع تجارت مراجعه کنید. این سامانه به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مربوط به کالاها و خدمات خود را ثبت کنید.
• لینک سامانه: https://cid.ntsw.ir

4. ثبت اطلاعات کالا و خدمات

در این مرحله، شما باید اطلاعات کامل کالای خود را در سامانه وارد کنید. اطلاعات مورد نیاز شامل:

• نوع کالا: باید دسته‌بندی کالای خود را مشخص کنید.
• مشخصات فنی کالا: جزئیات فنی، ویژگی‌ها و مشخصات محصول را وارد کنید.
• برند و شرکت تولیدکننده: نام تجاری (برند) کالا و اطلاعات شرکت سازنده باید به‌دقت ثبت شوند.
• کشور تولیدکننده: باید کشور محل تولید کالا را انتخاب کنید.
• کدهای استاندارد کالا (در صورت وجود): در صورتی که کالا کدهای استاندارد خاصی مانند GTIN، ISIC و سایر استانداردها دارد، آن‌ها را وارد کنید.

5. دریافت و تأیید شناسه کالا

پس از ثبت اطلاعات کامل کالا، درخواست شما توسط کارشناسان مربوطه بررسی می‌شود. در صورت صحیح بودن اطلاعات وارد شده، شناسه کالا یا خدمات به شما تخصیص داده می‌شود. این شناسه یک کد منحصر به فرد است که برای کالا یا خدمات شما صادر می‌شود. پس از تأیید، می‌توانید شناسه را در سامانه مشاهده و دریافت کنید.

6. ثبت اطلاعات شناسه در سامانه‌های مرتبط

پس از دریافت شناسه کالا، باید این شناسه را در سامانه‌های مختلف مرتبط مانند سامانه گمرک، سامانه مالیاتی، سامانه‌های فروش آنلاین و هر سیستم دیگری که به شناسه نیاز دارد، ثبت کنید. این مرحله به تسهیل فرآیندهای تجاری و پیگیری کالاها در زنجیره تأمین کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید:  کار با امور مالیاتی و شناسه یکتا مالیاتی را همین الان یادبگیر!

7. به‌روزرسانی و مدیریت اطلاعات کالاها

پس از اخذ شناسه کالا، هرگونه تغییر در ویژگی‌ها، قیمت، موجودی یا اطلاعات محصول باید در سامانه ثبت شود. همچنین در صورت اضافه‌کردن کالاهای جدید به مجموعه، باید شناسه جداگانه برای آن‌ها درخواست داده شود.

8. پیگیری و دریافت گزارشات

• پس از ثبت کالاها و دریافت شناسه، سامانه شناسه کالا و سامانه جامع تجارت ابزارهای متنوعی برای پیگیری و دریافت گزارشات تجاری ارائه می‌دهند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات مربوط به تراکنش‌ها، فروش و انبار را به‌طور دقیق بررسی کنید.

ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت

برای ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت و اخذ شناسه کالا و خدمات، باید چند مرحله را با دقت طی کنید. این فرآیند شامل ایجاد حساب کاربری، تکمیل اطلاعات مورد نیاز و در نهایت تأیید مدارک است که در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح داده می‌شود.

1. مراجعه به سایت سامانه جامع تجارت

ابتدا باید به سامانه جامع تجارت (به آدرس ntsw.ir) مراجعه کنید. در صفحه اصلی این سامانه، بخشی به نام «ثبت‌نام» وجود دارد که باید بر روی آن کلیک کنید تا به مراحل بعدی هدایت شوید. این سامانه توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت (صمت) برای مدیریت و نظارت بر فرآیندهای تجاری طراحی شده است.

2. انتخاب نوع شخصیت حقوقی یا حقیقی

در این مرحله، از شما خواسته می‌شود که نوع شخصیت خود را مشخص کنید:

• شخص حقیقی: این گزینه مناسب کسانی است که به‌عنوان فرد حقیقی و بدون وابستگی به یک شرکت در سامانه ثبت‌نام می‌کنند. این افراد معمولاً کسب‌وکارهای کوچک یا افراد مستقلی هستند که به‌تنهایی فعالیت تجاری می‌کنند.
• شخص حقوقی: اگر نماینده یک شرکت، کارخانه یا سازمان هستید، باید به‌عنوان شخصیت حقوقی ثبت‌نام کنید. در این حالت، اطلاعات مربوط به شرکت مانند شماره ثبت شرکت، کد اقتصادی و آدرس محل فعالیت ضروری است.

3. تکمیل اطلاعات هویتی و شناسایی

در این بخش باید اطلاعات شخصی یا سازمانی خود را وارد کنید. برای افراد حقیقی شامل موارد زیر است:

• نام و نام خانوادگی: مطابق با مدارک شناسایی
• شماره ملی: برای احراز هویت
• آدرس و اطلاعات تماس: شامل شماره تلفن و ایمیل

برای شخص حقوقی، علاوه بر اطلاعات فوق، نیاز به وارد کردن موارد زیر است:

• نام شرکت یا سازمان: نامی که در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده است.
• شماره ثبت شرکت: شماره‌ای که به شرکت شما در هنگام تأسیس اختصاص داده شده است.
• کد اقتصادی: این کد برای شناسایی شرکت‌ها و موسسات اقتصادی در سیستم مالیاتی کشور استفاده می‌شود.

4. تعیین نقش تجاری

یکی از مهم‌ترین بخش‌های ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت، تعیین نقش تجاری شما است. این نقش می‌تواند یکی از موارد زیر باشد:

• واردکننده: کسانی که کالاها را از کشورهای دیگر به ایران وارد می‌کنند.
• صادرکننده: افرادی که کالاها را به خارج از کشور صادر می‌کنند.
• تولیدکننده: شرکت‌ها یا افرادی که کالاهای مختلف را تولید و عرضه می‌کنند.
• توزیع‌کننده: کسانی که به‌عنوان واسطه، کالاها را در داخل کشور توزیع می‌کنند.

انتخاب نقش تجاری بسیار مهم است، زیرا تعیین می‌کند که شما در زنجیره تأمین چه وظایفی دارید و کدام قوانین و مقررات برای شما اعمال می‌شود.

5. ثبت اطلاعات مالی و بانکی

در این مرحله باید اطلاعات مالی خود را وارد کنید. این اطلاعات شامل:

• شماره حساب بانکی: حسابی که با آن تراکنش‌های مالی شما در سامانه انجام می‌شود.
• کد شبا: برای اطمینان از صحت تراکنش‌های مالی و هماهنگی با سامانه‌های بانکی.

6. بارگذاری مدارک مورد نیاز

مدارکی که برای ثبت‌نام نیاز است باید در این مرحله بارگذاری شوند. این مدارک شامل:

• کارت ملی: برای افراد حقیقی
• روزنامه رسمی ثبت شرکت: برای اشخاص حقوقی، جهت تأیید هویت و فعالیت شرکت.
• مدارک ثبت شرکت: شامل اساسنامه و تغییرات احتمالی
• کارت بازرگانی: در صورت نیاز برای فعالیت‌های تجاری بین‌المللی
• مجوزهای فعالیت: مانند پروانه بهره‌برداری برای تولیدکنندگان یا مجوز واردات و صادرات برای تجار.

پس از بارگذاری مدارک، سامانه به‌صورت خودکار آن‌ها را بررسی می‌کند. در صورت بروز هرگونه نقص در مدارک، از شما خواسته می‌شود که اطلاعات یا مدارک را تکمیل یا اصلاح کنید.

7. دریافت کد رهگیری و پیگیری وضعیت

پس از ارسال مدارک و تکمیل فرآیند ثبت‌نام، سامانه به شما یک کد رهگیری اختصاص می‌دهد. این کد بسیار مهم است زیرا با استفاده از آن می‌توانید مراحل بررسی و تأیید مدارک خود را پیگیری کنید. همچنین اگر نیاز به اصلاح یا ارسال مدارک اضافی باشد، سامانه از طریق پیامک یا ایمیل شما را مطلع خواهد کرد.

8. تأیید نهایی و فعال‌سازی حساب کاربری

پس از بررسی و تأیید نهایی مدارک توسط سامانه، حساب کاربری شما فعال می‌شود. حالا می‌توانید از خدمات سامانه جامع تجارت استفاده کنید. این خدمات شامل:

• ثبت سفارشات: برای واردات یا صادرات کالا
• مدیریت کالا و خدمات: جهت ثبت و اخذ شناسه کالا و خدمات
• پیگیری تراکنش‌ها: مانند پرداخت‌ها و دریافت‌های مالی
• دریافت گزارش‌های مالی: از سیستم حسابداری متصل به سامانه

9. اخذ شناسه کالا و خدمات

پس از فعال‌سازی حساب کاربری، می‌توانید درخواست خود را برای اخذ شناسه کالا و خدمات ثبت کنید. این شناسه یک کد یکتاست که برای هر محصول یا خدمت اختصاص داده می‌شود و به شما امکان می‌دهد تا کالاها را در سامانه مدیریت کنید، همچنین برای پیگیری‌های تجاری و مالیاتی به آن نیاز دارید.

ثبت اطلاعات کالا در سامانه شناسه کالا

ثبت اطلاعات کالا در سامانه شناسه کالا یکی از مهم‌ترین مراحل برای اخذ و مدیریت شناسه کالا است. این فرآیند به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا محصولات خود را به‌صورت قانونی و با استانداردهای مشخص در بازار عرضه کنند و همچنین به پایش و کنترل بهتر کالاها در سیستم‌های توزیع و فروش کمک می‌کند. در ادامه، مراحل و جزئیات ثبت اطلاعات کالا در سامانه شناسه کالا را با دقت بیشتری توضیح می‌دهم:

1. ورود به سامانه شناسه کالا

پس از ثبت‌نام و فعال‌سازی حساب کاربری در سامانه جامع تجارت (که به آن قبلاً اشاره شد)، برای ثبت اطلاعات کالا باید به سامانه شناسه کالا وارد شوید. سامانه شناسه کالا بخشی از سامانه جامع تجارت است که به شما امکان مدیریت و ثبت کالاهای مختلف را می‌دهد.

برای ورود به سامانه:

• از طریق وب‌سایت سامانه جامع تجارت وارد شوید و با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد حساب کاربری شوید.
• در داشبورد اصلی، به قسمت ثبت شناسه کالا مراجعه کنید.

2. انتخاب دسته‌بندی و نوع کالا

پس از ورود به سامانه شناسه کالا، باید کالای خود را در یک دسته‌بندی مناسب ثبت کنید. این مرحله بسیار مهم است، زیرا انتخاب درست دسته‌بندی کالا به سازمان‌دهی بهتر محصولات در سامانه کمک می‌کند.

• ابتدا گروه کالایی مربوطه را انتخاب کنید. به‌عنوان مثال، اگر شما تولیدکننده یا توزیع‌کننده گوشی‌های موبایل هستید، باید دسته‌بندی مرتبط با کالاهای الکترونیکی یا موبایل و تجهیزات جانبی را انتخاب کنید.
• سامانه معمولاً به‌صورت خودکار پیشنهادهایی برای دسته‌بندی‌های دقیق‌تر کالا بر اساس اطلاعات وارد شده ارائه می‌دهد.

3. وارد کردن اطلاعات محصول

در این مرحله، باید اطلاعات دقیق و کاملی درباره هر کالایی که قصد ثبت آن را دارید، وارد کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

الف) اطلاعات عمومی محصول

• نام کالا: نام دقیق و تجاری محصول که در بازار به آن شناخته می‌شود.
• نام برند: برند تجاری کالا که ممکن است برند تولیدکننده یا توزیع‌کننده باشد.
• مدل محصول: در این بخش باید مدل یا نسخه دقیق کالا را وارد کنید (برای مثال، "iPhone 14" یا "Samsung Galaxy S23").
• کشور سازنده: کشوری که کالا در آن تولید شده است. برای کالاهای وارداتی، این بخش اهمیت بیشتری دارد.
• وضعیت تولید: باید مشخص کنید که کالا به‌صورت داخلی تولید می‌شود یا وارداتی است.

ب) مشخصات فنی کالا

• ویژگی‌های فنی: اطلاعاتی مانند اندازه، وزن، رنگ، جنس، قدرت و مشخصات دقیق فنی محصول باید وارد شوند. برای مثال، اگر در حال ثبت گوشی موبایل هستید، مشخصاتی مانند اندازه صفحه‌نمایش، حافظه داخلی، دوربین، باتری و غیره را باید وارد کنید.
• کد گمرکی (HS Code): اگر کالا وارداتی است، باید کد گمرکی مرتبط با محصول را نیز وارد کنید. این کد، نوع و دسته‌بندی کالا را در فرآیندهای گمرکی مشخص می‌کند.
• کد IRC یا پروانه بهداشتی (در صورت لزوم): برای برخی کالاها مانند داروها یا محصولات بهداشتی، نیاز است که کد IRC یا پروانه بهداشتی از سازمان مربوطه را نیز وارد کنید.

ج) تصاویر کالا

در این مرحله، باید تصاویر محصول خود را بارگذاری کنید. تصاویر باید کیفیت مناسب داشته باشند و جزئیات محصول را به‌خوبی نمایش دهند. این تصاویر برای پایش و کنترل کالا و همچنین ارائه اطلاعات دقیق به مصرف‌کنندگان استفاده می‌شود.

4. تعیین مشخصات تجاری

پس از وارد کردن مشخصات فنی و عمومی کالا، باید مشخصات تجاری آن را ثبت کنید. این مشخصات به سامانه کمک می‌کند تا کالاها را در زنجیره توزیع و فروش به‌درستی ردیابی کند:

• قیمت محصول: قیمت فروش یا عرضه کالا به مصرف‌کننده.
• واحد فروش: واحدی که کالا بر اساس آن فروخته می‌شود (به‌عنوان مثال: "عدد"، "کیلوگرم"، "بسته" و غیره).
• شرایط توزیع و عرضه: شرایطی مانند نوع بسته‌بندی، حداقل سفارش و تعداد موجودی که در بازار عرضه می‌شود.

5. ثبت کد GTIN

GTIN یا Global Trade Item Number یک کد جهانی برای شناسایی محصولات در سطح بین‌المللی است. اگر محصول شما دارای این کد است، باید آن را در این مرحله ثبت کنید. این کد برای کالاهایی که در سطح جهانی توزیع می‌شوند، از اهمیت زیادی برخوردار است و به سامانه امکان می‌دهد کالاها را با استانداردهای جهانی شناسایی کند.

6. تأیید و ارسال اطلاعات

پس از وارد کردن تمام اطلاعات کالا، باید آن‌ها را تأیید و ثبت کنید. سامانه یک کد شناسه کالا منحصر به فرد برای هر محصول اختصاص می‌دهد. این کد به‌عنوان شناسنامه کالا عمل می‌کند و به شما امکان می‌دهد کالا را در تمام فرآیندهای تجاری، از تولید تا توزیع و فروش، پیگیری کنید.

7. پیگیری وضعیت و اصلاح اطلاعات

پس از ثبت اطلاعات، سامانه ممکن است اطلاعات کالا را بررسی و در صورت نیاز اصلاحاتی از شما درخواست کند. برای پیگیری وضعیت ثبت، باید به بخش مدیریت شناسه‌ها در داشبورد کاربری خود مراجعه کنید.

• اگر اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شده باشد، سامانه از شما می‌خواهد اطلاعات را ویرایش و دوباره ثبت کنید.
• پس از تأیید نهایی، کالا در سامانه به‌عنوان یک کالای رسمی و قانونی ثبت می‌شود و کد شناسه کالا به شما تعلق می‌گیرد.

استعلام شناسه کالا و خدمات

استعلام شناسه کالا و خدمات فرآیندی است که به کسب‌وکارها، واردکنندگان، تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا اطلاعات دقیق و معتبر در مورد کالاها و خدمات خود را در یک سیستم متمرکز و تحت نظارت رسمی ثبت و مدیریت کنند. این فرایند شامل استعلام، صحت‌سنجی و دریافت شناسه منحصربه‌فرد برای کالاها و خدمات است که می‌تواند در تمامی مراحل زنجیره تامین از تولید تا توزیع و فروش مورد استفاده قرار گیرد.

مفهوم شناسه کالا و خدمات

شناسه کالا و خدمات یک کد منحصربه‌فرد است که به هر کالا یا خدمات اختصاص داده می‌شود. این شناسه به‌عنوان شناسنامه محصول عمل می‌کند و در تمامی مراحل زنجیره تأمین می‌تواند کالا را ردیابی و کنترل کند. شناسه کالا به‌طور کلی شامل اطلاعات مهمی از جمله نوع کالا، دسته‌بندی، مشخصات فنی و تجاری، و منبع تولید آن است. با استفاده از این شناسه، سازمان‌های دولتی می‌توانند بر جریان کالاها نظارت کرده و به مقابله با قاچاق کالا، جعل محصولات و تخلفات مالی کمک کنند.

برای استعلام شناسه کالا، کسب‌وکارها و مصرف‌کنندگان می‌توانند از طریق سامانه جامع تجارت و سامانه شناسه کالا به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. این سامانه به‌عنوان یک پایگاه داده رسمی و متمرکز طراحی شده است تا اطلاعات مرتبط با کالاها و خدمات در آن ثبت، مدیریت و به‌روزرسانی شوند.

فرآیند استعلام شناسه کالا و خدمات

استعلام شناسه کالا و خدمات شامل چند مرحله کلیدی است که در این فرآیند، کسب‌وکارها ابتدا کالا یا خدمات خود را در سامانه شناسه کالا ثبت می‌کنند. این فرآیند شامل وارد کردن اطلاعات فنی و تجاری مرتبط با کالا مانند نام کالا، مدل، برند، کشور سازنده، ویژگی‌های فنی و غیره است. هر کالایی که در سامانه ثبت می‌شود، باید دارای اطلاعات کاملی باشد تا از صحت و دقت اطلاعات اطمینان حاصل شود.

پس از ثبت کالا، سامانه شناسه کالا اطلاعات وارد شده را بررسی و صحت‌سنجی می‌کند. در این مرحله، ممکن است اطلاعات از طریق سیستم‌های خودکار با بانک‌های اطلاعاتی مختلف تطابق داده شود تا از درست بودن اطلاعات ورودی اطمینان حاصل گردد. در نهایت، به هر کالا یا خدمات یک کد شناسه منحصربه‌فرد اختصاص داده می‌شود.

برای استعلام شناسه کالا، کسب‌وکارها یا افراد می‌توانند به سادگی با وارد کردن نام محصول، کد شناسه یا سایر اطلاعات مرتبط در سامانه استعلام شناسه کالا، به اطلاعات محصول دسترسی پیدا کنند. این سامانه به کاربران اجازه می‌دهد تا اطلاعات کالاهایی که قبلاً ثبت شده‌اند را بررسی کرده و از صحت و قانونی بودن آن‌ها اطمینان حاصل کنند.

اطلاعات موجود در استعلام شناسه کالا

در هنگام استعلام شناسه کالا، اطلاعات مختلفی نمایش داده می‌شود که شامل جزئیات محصول و مشخصات آن است. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نام و مدل کالا: اطلاعاتی که به‌طور دقیق مشخص می‌کند کالا چه چیزی است.
• برند تجاری: نام تجاری یا برند محصول که آن را در بازار معرفی می‌کند.
• کشور سازنده: کشوری که کالا در آن تولید شده است.
• مشخصات فنی: ویژگی‌های فنی و ساختاری محصول، مانند اندازه، وزن، قدرت و سایر مشخصات فنی که در ثبت کالا وارد شده است.
• کد شناسه کالا: کد منحصربه‌فردی که به کالا اختصاص داده شده و امکان ردیابی آن را در زنجیره تأمین فراهم می‌کند.
• وضعیت قانونی کالا: اطلاعات مربوط به قانونی بودن کالا از جمله مجوزهای واردات، استانداردها و تاییدیه‌ها.
• تاریخ ثبت و به‌روزرسانی: زمانی که کالا در سامانه ثبت شده و آخرین به‌روزرسانی اطلاعات آن.
• وضعیت فروش و توزیع: اطلاعات مربوط به موجودی کالا و وضعیت آن در زنجیره توزیع.

مزایای استعلام شناسه کالا و خدمات

استعلام شناسه کالا و خدمات دارای مزایای بسیاری است که به بهبود شفافیت و کارایی در زنجیره تأمین و توزیع کالا کمک می‌کند. این مزایا شامل موارد زیر می‌شوند:

• افزایش شفافیت در بازار: با ثبت و استعلام شناسه کالا، تمامی اطلاعات مرتبط با محصول به‌صورت شفاف و در دسترس عموم قرار می‌گیرد. این امر به مصرف‌کنندگان و کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به‌راحتی به اطلاعات کالا دسترسی داشته و از صحت و اصالت آن اطمینان حاصل کنند.
• مقابله با قاچاق کالا و جعل محصولات: یکی از اهداف اصلی استعلام شناسه کالا، جلوگیری از ورود کالاهای قاچاق و تقلبی به بازار است. با استفاده از شناسه کالا، کالاهای غیرقانونی و تقلبی به‌راحتی شناسایی شده و از ورود آن‌ها به زنجیره تأمین جلوگیری می‌شود.
• بهبود مدیریت زنجیره تأمین: کسب‌وکارها می‌توانند از شناسه کالا برای بهبود فرآیندهای مدیریت زنجیره تأمین استفاده کنند. این شامل ردیابی کالاها از تولید تا توزیع، بهبود مدیریت موجودی، و کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای مرتبط با تأمین و توزیع کالاها است.
• تسهیل امور مالیاتی و گمرکی: استعلام شناسه کالا به تسهیل در فرآیندهای مالیاتی و گمرکی کمک می‌کند. کالاهایی که دارای شناسه هستند، در فرآیندهای واردات و صادرات به‌صورت دقیق‌تر و سریع‌تر بررسی شده و از بروز تخلفات مالیاتی جلوگیری می‌شود.
• افزایش اعتماد مصرف‌کنندگان: با وجود سیستم استعلام شناسه کالا، مصرف‌کنندگان می‌توانند با اعتماد بیشتری خرید کنند، زیرا مطمئن هستند که کالاهای خریداری شده قانونی و اصل هستند.
• بهبود ردیابی و بازیافت کالا: با استفاده از شناسه کالا، کالاها در طول عمر خود می‌توانند به‌راحتی ردیابی شوند. این مسئله به ویژه در مدیریت بازگشت کالاها و بازیافت آن‌ها اهمیت دارد.

پیش‌نیازها و الزامات استعلام شناسه کالا

برای استعلام شناسه کالا، کسب‌وکارها باید ابتدا فرآیند ثبت کالا را در سامانه شناسه کالا انجام داده باشند. این فرآیند شامل وارد کردن اطلاعات کامل و دقیق درباره کالا و تأیید نهایی از سوی سامانه است. همچنین کالا باید دارای کد شناسه منحصربه‌فرد باشد که توسط سامانه به آن اختصاص داده می‌شود.

شرایط و مدارک لازم برای دریافت شناسه کالا و خدمات

برای دریافت شناسه کالا و خدمات، مجموعه‌ای از مدارک و شرایط وجود دارد که کسب‌وکارها و افراد حقیقی و حقوقی باید در زمان‌های مختلف از فرآیند ثبت‌نام و اخذ شناسه کالا و خدمات آن‌ها را ارائه دهند. این مدارک و شرایط به‌طور کلی در سه دسته قرار می‌گیرند: مدارک شناسایی، مدارک مربوط به کسب‌وکار، و مدارک مربوط به کالا یا خدمات. همچنین هر مرحله از فرآیند اخذ شناسه کالا به مجموعه‌ای از این مدارک و شرایط نیاز دارد که در زیر به‌تفصیل شرح داده شده است:

۱. مدارک شناسایی و هویتی (مرحله ثبت‌نام در سامانه)

این مدارک در اولین گام برای احراز هویت شخص حقیقی یا حقوقی مورد نیاز است و شامل اطلاعات شناسایی فرد یا شرکت می‌باشد. در هنگام ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت و سامانه شناسه کالا، مدارک زیر لازم است:

• کد ملی (برای اشخاص حقیقی): اشخاص حقیقی که متقاضی اخذ شناسه کالا هستند باید کد ملی خود را در سیستم وارد کنند.
• شناسه ملی (برای شرکت‌ها و اشخاص حقوقی): شرکت‌ها و سازمان‌ها باید شناسه ملی ثبت‌شده خود را ارائه دهند.
• تصویر کارت ملی (برای مدیرعامل یا نماینده حقوقی): این مدرک برای احراز هویت لازم است.
• آگهی تأسیس شرکت و آخرین تغییرات ثبتی: این مدرک برای اشخاص حقوقی مورد نیاز است تا نشان دهد شرکت به‌صورت رسمی ثبت شده و به فعالیت مشغول است.

۲. مدارک مربوط به کسب‌وکار (مرحله تکمیل پروفایل در سامانه)

پس از ثبت‌نام در سامانه، مرحله تکمیل پروفایل شامل ارائه اطلاعات دقیق‌تری درباره کسب‌وکار و فعالیت‌های آن است. در این مرحله مدارک زیر ضروری است:

• مجوز فعالیت (پروانه کسب، کارت بازرگانی و سایر مجوزهای مرتبط): برای اثبات قانونی بودن فعالیت کسب‌وکار، مجوزهای مرتبط با حوزه کاری شرکت یا شخص حقیقی باید ارائه شوند.
• کد اقتصادی: این کد برای فعالیت‌های تجاری قانونی و تسهیل در امور مالیاتی مورد نیاز است.
• کارت بازرگانی (برای واردکنندگان و صادرکنندگان): اگر فرد یا شرکت به واردات یا صادرات کالاها مشغول باشد، کارت بازرگانی یکی از الزامات است.
• شماره حساب بانکی کسب‌وکار: برای فرآیندهای مالی و پرداخت‌های مرتبط با سامانه، شماره حساب کسب‌وکار ثبت می‌شود.

۳. مدارک مربوط به کالا یا خدمات (مرحله ثبت اطلاعات کالا در سامانه شناسه کالا)

در مرحله ثبت اطلاعات کالا یا خدمات در سامانه شناسه کالا، لازم است که جزئیات دقیق درباره محصول یا خدمات ارائه شود. این اطلاعات برای صحت‌سنجی و صدور شناسه کالا ضروری است و مدارک مرتبط با آن شامل:

• مشخصات کالا: باید اطلاعات دقیقی در مورد کالا شامل نام کالا، مدل، برند، دسته‌بندی کالا، و ویژگی‌های فنی مانند ابعاد، وزن، و غیره وارد شود.
• تصویر کالا: ارائه تصویر واضح و معتبر از کالا که ویژگی‌های آن را نشان دهد.
• گواهی استاندارد (در صورت نیاز): اگر کالا نیاز به استاندارد خاصی دارد، گواهی‌های مرتبط با آن باید ارائه شوند. این مورد در خصوص کالاهای صنعتی و محصولات بهداشتی و دارویی به‌ویژه اهمیت دارد.
• مجوزهای مربوط به واردات (در صورت وارداتی بودن کالا): در صورتی که کالا از خارج از کشور وارد شده است، مجوزهای مرتبط با واردات مانند اسناد گمرکی و ترخیص باید ثبت شوند.
• بارکد کالا: در صورت وجود بارکد، این کد نیز باید وارد شود تا کالاها در زنجیره تأمین به‌راحتی ردیابی شوند.

۴. اسناد مالی و حسابداری (برای ارتباط با سیستم‌های مالی و حسابداری)

در مرحله اتصال به سیستم‌های حسابداری و پرداخت‌های مالی، کسب‌وکارها ممکن است نیاز به ارائه اسناد مالی و بانکی خود داشته باشند. این مدارک برای تطبیق کالاها و خدمات با سیستم‌های مالیاتی و گمرکی استفاده می‌شوند:

• فاکتورهای خرید و فروش کالا: ثبت دقیق تراکنش‌های مالی مرتبط با کالاها در سامانه لازم است.
• اطلاعات پرداختی (درگاه‌های بانکی): در صورتی که فرآیند فروش یا پرداخت آنلاین مرتبط با کالاها وجود دارد، مدارک مرتبط با درگاه‌های بانکی و پرداخت‌های آنلاین نیز باید ثبت شود.

۵. اسناد پشتیبانی (در صورت بروز اختلاف یا نقص در اطلاعات)

در مواردی که بین اطلاعات ثبت‌شده و مدارک موجود تناقض وجود داشته باشد، ممکن است سامانه از شما درخواست مدارک اضافی برای رفع نقص یا اثبات صحت اطلاعات کند. این مدارک می‌توانند شامل:

• قراردادهای تامین کالا: اگر کالا از تامین‌کننده خارجی یا داخلی تهیه شده است، قراردادهای تامین کالا باید ارائه شوند.
• سند مالکیت یا گواهی ثبت کالا (در صورت نیاز): برخی از کالاها به گواهی مالکیت یا سند ثبت نیاز دارند، به‌ویژه در مورد کالاهای وارداتی یا دارای ثبت اختراع.

نکات مهم در زمان ارائه مدارک

• صحت و اعتبار مدارک: تمامی مدارک باید معتبر و قانونی باشند. هرگونه اطلاعات اشتباه یا نادرست می‌تواند باعث تأخیر در فرآیند ثبت شناسه کالا شود.
• ارائه مدارک در قالب دیجیتال: بسیاری از مدارک می‌توانند به‌صورت دیجیتال و از طریق سامانه بارگذاری شوند. برای این کار بهتر است مدارک خود را به‌صورت اسکن‌شده و در فرمت‌های مناسب (PDF، JPEG و غیره) تهیه کنید.
• به‌روزرسانی مدارک در صورت تغییرات: اگر تغییراتی در اطلاعات شناسایی یا مدارک کسب‌وکار رخ دهد، این تغییرات باید به‌موقع در سامانه به‌روزرسانی شوند تا اختلالی در فرآیند فعالیت کسب‌وکار ایجاد نشود.

بیشتر بخوانید:  شناسه کالا و خدمات به همراه کار با مودیان مالیاتی به صورت گام به گام

برای دریافت شناسه کالا و خدمات، مدارک متعددی در مراحل مختلف از ثبت‌نام تا صدور نهایی شناسه کالا مورد نیاز است. این مدارک شامل اطلاعات شناسایی، اسناد مالی، مجوزهای تجاری و اطلاعات دقیق مربوط به کالا می‌باشند. هر مرحله از این فرآیند نیازمند ارائه مدارک مشخصی است که باید با دقت و صحت کامل تهیه و ارائه شوند تا روند اخذ شناسه کالا با موفقیت به پایان برسد.